Empleados, contratistas o dependientes actuales o anteriores de Shell
Información para personas que son o fueron empleados, pasantes, contratistas independientes o dependientes de los empleados de Shell.
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¿Qué abarca este Aviso de privacidad?
Todas las personas dentro del grupo de empresas de Shell (“Shell” o “nosotros”) son responsables de proteger los datos personales de cada uno y de nuestros clientes, socios y proveedores.
El presente Aviso de privacidad brinda información sobre los datos personales procesados por Shell en relación con las personas que son o fueron empleados, pasantes, contratistas independientes o dependientes de los empleados de Shell (“Personal de Shell”). Las personas que sean miembros del Personal de Shell que también sean clientes minoristas o usuarios de las aplicaciones o sitios web de Shell, pero no en calidad de miembros del Personal, deben consultar el aviso de privacidad correspondiente en www.shell.com. Si usted es candidato a un puesto de trabajo, asiste a eventos de selección de personal o participa en un proceso de evaluación de Shell, consulte el Aviso de privacidad de selección de personal en www.shell.com/careers.
El presente Aviso de privacidad se encuentra sujeto en todo momento a las leyes locales vigentes.
El presente Aviso de privacidad explica qué datos personales se procesan, por qué motivos, por cuánto tiempo guardamos los datos personales, de qué manera se actualizan y se accede a los datos personales y dónde obtener información adicional.
Además del presente Aviso de privacidad, existen otros avisos de privacidad que explican la manera en que procesamos los datos personales en relación con procesos específicos de RR. HH. (tales como los programas de Open Resourcing, OneHealth IT y de movilidad internacional), además de los avisos de privacidad locales en los países en los que operamos, para cumplir con las prácticas y los requisitos legales locales.
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¿Qué datos personales procesamos?
Procesamos los datos personales necesarios para gestionar las relaciones laborales, contratar a los contratistas y pasantes, y brindar beneficios para ciertos dependientes de los empleados de Shell.
Esto incluye la información de contacto personal; fecha de nacimiento; estado civil; información bancaria y de nómina; información salarial y de beneficios, incluso la información de los beneficiarios; contactos de emergencia; rendimiento laboral; y toda información necesaria para gestionar las relaciones laborales, contratar a los contratistas y brindar beneficios para ciertos dependientes de los empleados de Shell (tales como aquellos que acompañan a los empleados de Shell durante una tarea en el extranjero).
Datos personales privados
También procesamos algunas categorías especiales de datos personales (“datos personales sensibles”) , tales como los datos relativos a la salud, origen racial o étnico, creencias religiosas o filosóficas, orientación sexual, opiniones políticas y afiliación a sindicatos, únicamente cuando es necesario para cumplir con las leyes laborales y de seguridad social, cuando es necesario para brindar asesoramiento y apoyo médico laboral, para proteger los intereses fundamentales de las personas (por ejemplo, ante una emergencia), cuando es necesario por motivos de salud pública, o cuando la persona ha otorgado su consentimiento explícito.
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¿Por qué motivos procesamos los datos personales?
Es posible que procesemos los datos personales:
- para cumplir con las leyes y normas locales;
- por razones de negocio legítimos (por ejemplo, gestión de desempeño para garantizar que contamos con personal calificado y competente, o por motivos de salud y seguridad para garantizar que solo el personal autorizado tiene acceso a ciertos sitios o activos); o
- cuando las personas hayan otorgado su consentimiento explícito.
Tenga en cuenta que, como principio general, Shell no busca obtener, ni depende, del consentimiento del Personal de Shell para procesar datos personales. Sin embargo, existen ciertas circunstancias limitadas en las que es necesario obtener el consentimiento, como en el caso de que lo exijan las leyes locales vigentes, incluso para el procesamiento de datos personales “privados”.
Los datos personales exigidos al Personal de Shell son los mínimos necesarios para cumplir con los requisitos legales y/o contractuales, y para brindar oportunidades para participar en programas o recibir beneficios. En caso de no brindarnos la información exigida, su capacidad para conservar el empleo, pasantía o participación como contratista, o para participar en programas o recibir beneficios, se podrá ver negativamente afectada.
Si el procesamiento se basa en el consentimiento, con sujeción a las leyes locales vigentes que establezcan lo contrario, usted tiene derecho a revocar su consentimiento en todo momento. Esto no afectará la validez del procesamiento antes de revocar el consentimiento. No obstante, si revoca el consentimiento, su capacidad para conservar el empleo o la participación y para participar en programas o recibir beneficios podrá verse afectada.
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Supervisión
Se podrán supervisar todas las actividades realizadas en el equipo informático de Shell y/o al estar conectado a la red informática de Shell con fines comerciales legítimos. Para obtener más información, consulte la guía de uso personal http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.
Todo el Personal de Shell recibe una credencial de acceso que permite a Shell registrar la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas dentro de las instalaciones y los activos de Shell. Los datos de los sistemas de acceso y seguridad se utilizan:
- por motivos de salud y seguridad, en especial para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes que ingresen a las instalaciones de Shell;
- para cumplir con los requisitos legales y normativos, en especial con el requisito legal local de brindar información a las autoridades gubernamentales/normativas;
- para supervisar (por medio del recuento) la cantidad de personas que ingresan a y trabajan en las instalaciones de Shell con fines de planificación de real estate y de recursos humanos;; y
- únicamente en el caso de los contratistas (que no son empleados de Shell), se utiliza la fecha y hora de ingreso y egreso de las instalaciones de Shell con fines de gestión financiera y control.
La mayoría de nuestras instalaciones y nuestros activos están equipados con un circuito cerrado de cámaras de seguridad (CCTV). Cuando haya cámaras de seguridad, se le indicará. Las cámaras de seguridad se utilizan con fines de salud y seguridad, específicamente para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes que ingresen a las instalaciones de Shell. Se eliminan todas las imágenes de manera periódica, excepto en el caso de que haya incidentes de salud o seguridad, actividades delictivas supuestas o reales, en cuyo caso serán vistas por los equipos internos de investigación de Shell y de manera externa si existiera un requerimiento legal o de las autoridades gubernamentales competentes.
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Investigación
Supervisamos a todos los empleados y contratistas de manera periódica para cumplir con las obligaciones legales y normativas, para proteger los activos y a los empleados/contratistas de Shell y, específicamente, para garantizar el cumplimiento de Shell con las medidas de control comercial y con las leyes de prevención del lavado de dinero y/o soborno y corrupción, y otros requisitos normativos. Las investigaciones se realizan utilizando las listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por el gobierno, y se las compara con la información guardada en Shell (por ejemplo, la información del registro de conflictos de intereses; haga clic aquí para obtener más información). Los datos personales recopilados mediante las investigaciones no darán lugar a decisiones automatizadas con relación a la idoneidad para el trabajo, la pasantía o la participación como contratista.
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¿Quién es responsable de los datos personales recopilados?
Shell International BV, junto con la empresa contratante (o, en el caso de los dependientes, la empresa que contrata al empleado de Shell), de manera individual o junto con las empresas subsidiarias del grupo de empresas de Shell.
En el caso de los contratistas individuales, la empresa de Shell Group que contrató los servicios de manera individual o junto con las empresas subsidiarias del grupo de empresas de Shell y la empresa/agencia contratante externa.
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¿Con quién compartiremos los datos personales?
Se procesan sus datos personales exclusivamente por los motivos indicados anteriormente (o un motivo secundario relacionado, por ejemplo, el almacenamiento de los datos), y se compartirán los mismos, de ser estrictamente necesario, con:
- Otras empresas del grupo de empresas de Shell, incluso las que pudieran encontrarse fuera de su ubicación y del Espacio Económico Europeo (“EEE”);
- terceros representantes autorizados, proveedores de servicios y/o subcontratistas de Shell; y
- autoridades públicas, gobiernos, o agencias normativas o fiscales con jurisdicción para cumplir con obligaciones legales o normativas a las que las empresas correspondientes de Shell estén sujetas o según lo permitan las leyes locales vigentes.
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Transferencia de datos personales
Cuando se transfieran los datos personales a empresas del Grupo Shell y/o a terceros representantes autorizados, proveedores y/o subcontratistas ubicados fuera de su ubicación (incluso fuera del Espacio Económico Europeo), adoptaremos medidas organizativas, contractuales y legales para garantizar el procesamiento de los datos personales exclusivamente para los fines indicados anteriormente, y la implementación de niveles de protección adecuados para salvaguardar los datos personales. Estas medidas incluyen las normas corporativas vinculantes para las transferencias dentro de Shell Group y los mecanismos de transferencia aprobados por la Comisión Europea para las transferencias a terceros en países a los que no se exige la implementación de niveles de protección de datos adecuados, además de otros requisitos legales locales. Usted podrá solicitar una copia de lo anterior escribiendo a privacy-office-SI@shell.com.
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Seguridad de los datos personales
Debido a las características de Shell Group, se podrán transferir sus datos personales y los datos de sus dependientes a países fuera de su ubicación. En dicho caso, adoptaremos medidas para garantizar la protección de sus derechos de privacidad y los derechos de sus dependientes de acuerdo con las normas corporativas vinculantes de Shell y las leyes vigentes.
Hemos implementado tecnologías y políticas con el objeto de proteger su privacidad de accesos no autorizados o usos indebidos, y actualizaremos estas medidas cuando haya nuevas tecnologías disponibles, según corresponda.
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¿Por cuánto tiempo guardarán los datos personales?
Toda la información, incluso los datos personales, se gestionan de acuerdo con las normas de gestión de información y registros de Shell Group, y se elimina de manera segura cuando no es necesaria por razones de negocio legítimas o por motivos legales/normativos.
Existen ciertas excepciones relativas al cumplimiento de requisitos legales locales:
- la información incluida en los archivos personales se guarda por un plazo no mayor a 10 años después del vencimiento del contrato de empleo;
- la información relativa a los beneficios se guarda por un plazo no mayor a 99 años a partir de la fecha de entrada en vigencia del contrato de empleo;
- los datos personales recopilados mediante las listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por el gobierno, y las redes sociales, se guardan por un plazo no mayor a 15 años después de la recopilación inicial.
- los nombres, la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas que ingresan a las instalaciones de Shell se guardan por un plazo de 3 años después de cada acceso;
- cuando se despide al empleado o se rescinde el contrato de empleo por faltas graves, incluso el incumplimiento de las Normas que Salvan Vidas de Shell y del Código de conducta de Shell, la información se guarda por un plazo de hasta 30 años después de la rescisión del contrato.
En todos los casos, guardaremos la información por a) un plazo superior cuando haya motivos legales o normativos para hacerlo (en cuyo caso se eliminará cuando ya no sea necesario por dichos motivos), o b) un plazo inferior cuando la persona o sus dependientes se opongan al procesamiento de los datos personales y no haya motivos legítimos para guardarlos.
En el siguiente enlace podrá obtener más información sobre la gestión de registros de Shell Group, incluso las variaciones locales:
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html
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¿Cómo puedo acceder a mis datos personales?
Nuestro objetivo es contar con información suya que sea lo más precisa posible. Usted puede acceder a sus datos personales, solicitar correcciones o la eliminación de los datos personales (únicamente cuando no sean necesarios por motivos comerciales legítimos) y solicitar la restricción del procesamiento de los datos personales. Las personas con acceso al sistema HR Online pueden acceder a sus datos personales a través de:
O comuníquese con su asesor de RR. HH. local. Si usted es contratista, debe consultar con la empresa/contratista externo.
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¿Con quién puedo comunicarme para obtener más información?
Usted puede obtener información adicional en la página principal de “Privacidad de los datos”.
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html
En caso de dudas, consultas o quejas relativas al procesamiento de los datos personales, comuníquese con nosotros escribiendo a Privacy-Office-SI@shell.com o póngase en contacto con el Jefe de privacidad de Shell Group por correspondencia a Shell International B.V., La Haya, Países Bajos - Núm. de registro comercial 27155369, PO Box 162, 2501 AN, La Haya.
Si no está satisfecho con el manejo de los datos personales por parte de Shell, tiene derecho a presentar una demanda ante la autoridad de protección de datos o la Agencia Holandesa de Protección de Datos, cuya dirección es Prins Clauslaan 60, 2595 AJ La Haya, Países Bajos. Visite https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obtener más información.
Consulte los avisos de privacidad locales para obtener información adicional sobre el funcionario local de protección de datos (de haberlo) y la autoridad local de privacidad de datos. Como alternativa, le brindaremos los datos de contacto, de corresponder, inmediatamente después de solicitarlos escribiendo a Privacy-Office-SI@shell.com.
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Cambios en el Aviso de privacidad
Es posible que se realicen modificaciones al presente Aviso de privacidad oportunamente. La última actualización del presente Aviso de privacidad fue el 1.º de enero de 2018.